Kurz gesagt
Wenn außerhalb der Bürozeiten gereinigt wird, braucht die Reinigungsfirma Zugang. Regeln Sie das schriftlich: Übergabeprotokoll mit Schlüsselnummern und Anzahl, wer den Schlüssel erhält, welche Räume zugänglich sind, wie mit der Alarmanlage umgegangen wird und was bei Verlust passiert. Alarmcodes sollten getrennt vom Schlüssel übergeben werden.
Was ins Übergabeprotokoll gehört
- Objekt und Adresse
- Schlüsselnummer, Art (Haupteingang, Etage, Lager) und Anzahl
- Name der Person oder Firma, die den Schlüssel erhält
- Räume, die betreten werden dürfen, und solche, die tabu sind
- Regelung zur Alarmanlage: wer scharf- und unscharf schaltet
- Datum, Unterschriften beider Seiten
Schlüssel, Transponder oder Zahlencode?
Bei mechanischen Schlüsseln ist das Protokoll die wichtigste Absicherung. Bei elektronischen Schließsystemen mit Transpondern lässt sich die Berechtigung auf bestimmte Türen und Uhrzeiten beschränken und bei Bedarf sperren. Zahlencodes für Türen oder Alarmanlagen sollten eigene Codes für die Reinigung sein, damit sie bei einem Wechsel geändert werden können, ohne dass alle Mitarbeiter einen neuen Code brauchen.
Was tun bei Verlust?
Ein verlorener Schlüssel muss sofort gemeldet werden. Klären Sie vorab im Vertrag, wer die Kosten für einen neuen Zylinder oder eine Änderung der Schließanlage trägt und ob die Betriebshaftpflicht des Dienstleisters den Schlüsselverlust abdeckt. Lassen Sie sich das im Zweifel bestätigen.
Wie wir mit Schlüsseln umgehen
Bei ZH Gebäudeservice dokumentieren wir jede Schlüsselübergabe in einem Protokoll. Schlüssel erhalten nur die Mitarbeiter, die im Objekt eingesetzt sind. Mehr zur Organisation der Büroreinigung und der Gebäudereinigung auf den Leistungsseiten.
Häufige Fragen
Kann ohne Schlüssel gereinigt werden?
Ja, wenn die Reinigung während der Bürozeit stattfindet. Dann ist das Gebäude offen und es braucht keinen Schlüssel. Das passt vor allem für Sanitär, Teeküche und Eingang.
Sollte der Schlüssel mit Adresse beschriftet sein?
Nein. Schlüssel werden mit einer neutralen Nummer gekennzeichnet; die Zuordnung zur Adresse steht nur im Protokoll.